Zwischen
Nutzer Rulemapping Workspace
- im folgenden „Verantwortlicher“ -
und der
Rulemapping Solutions GmbH
Friedrichstraße 123
10117 Berlin
- im folgenden „Auftragsverarbeiter“ –
- Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter jeweils die „Partei“,
gemeinsam die „Parteien“ -
ABSCHNITT I
Klausel 1 – Zweck und Anwendungsbereich
Gegenstand und Dauer des Auftrags bestimmen sich vollumfänglich nach den im jeweiligen Vertragsverhältnis zwischen den Parteien („Hauptvertrag“) gemachten Angaben. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet dabei personenbezogene Daten für den Verantwortlichen.
Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG sichergestellt werden.
Die Parteien haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.
Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang I.
Die Anhänge I bis III sind Bestandteil der Klauseln.
Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.
Klausel 2 – Unabänderbarkeit der Klauseln
Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.
Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.
Klausel 3 – Auslegung
Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.
Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.
Klausel 4 – Vorrang
Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.
ABSCHNITT II – PFLICHTEN DER PARTEIEN
Klausel 5 – Beschreibung der Verarbeitung
Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang I aufgeführt.
Klausel 6 – Pflichten der Parteien
6.1 Weisungen
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.
Der Auftragsverarbeiter führt die Löschung personenbezogener Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen durch. Er ist verpflichtet, solche Weisungen unverzüglich umzusetzen, sofern sie nicht gegen gesetzliche oder vertragliche Vorgaben verstoßen.
Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.
6.2 Zweckbindung
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang I genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.
6.3 Dauer der Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten
Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang I angegebene Dauer verarbeitet.
Der Verantwortliche verpflichtet sich, personenbezogene Daten, die Gegenstand dieses Vertrags sind, eigenverantwortlich und in Übereinstimmung mit Artikel 17 DSGVO zu löschen. Der Auftragsverarbeiter ist nicht verpflichtet, personenbezogene Daten eigenständig zu löschen, es sei denn, dies wird durch eine dokumentierte Weisung des Verantwortlichen gemäß Artikel 28 Abs. 3 DSGVO ausdrücklich angeordnet.
Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.
6.4 Sicherheit der Verarbeitung
Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang II aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragsverarbeiter gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
6.5 Sensible Daten
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist ausgeschlossen. Der Verantwortliche stellt sicher, dass solche Daten nicht an den Auftragsverarbeiter übermittelt werden. Er stellt außerdem sicher, dass die jeweiligen Nutzer von dieser Beschränkung in Kenntnis gesetzt werden.
6.6 Dokumentation und Einhaltung der Klauseln
Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.
Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.
Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.
6.7 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (entsprechend AVV Anlage 3)
Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens drei Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.
Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.
Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.
6.8 Internationale Datenübermittlungen
Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.
Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 6.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.
Klausel 7 – Unterstützung des Verantwortlichen
Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß Absatz 1 und 2 befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 7 Absatz 2 zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.
Die Parteien legen in Anhang II die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.
Klausel 8 – Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.
8.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:
bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;
bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.
8.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:
eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.
Die Parteien legen in Anhang II alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.
ABSCHNITT III – HAFTUNG
Klausel 9 – Haftungsregelungen für Datenschutzverstöße und Sicherheitsvorfälle
Der Auftragsverarbeiter haftet nicht für Verstöße gegen die Löschungspflichten, sofern diese auf einer fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Weisung des Verantwortlichen beruhen. Die Verantwortung für die Löschung personenbezogener Daten liegt ausschließlich beim Verantwortlichen.
Der Auftragsverarbeiter haftet für Schäden, die durch eine Verletzung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag oder der DSGVO entstehen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften.
Die Haftung des Auftragsverarbeiters ist auf 10 % des jährlichen Netto-Vertragswertes des Hauptvertrages begrenzt, der für das Kalenderjahr gilt, in dem der Vorfall eingetreten ist. Diese Begrenzung gilt nicht, wenn der Auftragsverarbeiter vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat.
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, unverzüglich und spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntniserlangung des Vorfalls den Verantwortlichen zu informieren und bei der Untersuchung und Schadensbegrenzung umfassend mitzuwirken.
ABSCHNITT IV – SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Klausel 10 – Verstöße gegen die Klauseln und Kündigung des Vertrags
Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.
Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn
der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Absatz 1 ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 6.1 Absatz 2 verstoßen.
Diese Vereinbarung ist abhängig vom Bestand eines Hauptvertragsverhältnisses gemäß Klausel 1 Absatz 1. Die Kündigung oder anderweitige Beendigung des Hauptvertragsverhältnisses gemäß Klausel 1 Absatz 1 beendet gleichzeitig diese Vereinbarung. Das Recht zur isolierten, außerordentlichen Kündigung dieser Vereinbarung sowie die Ausübung gesetzlicher Rücktrittsrechte konkret für die Vereinbarung bleiben hierdurch unberührt.
Mündliche Abreden sind nicht getroffen worden. Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Auf das Formerfordernis kann schriftlich verzichtet werden.
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Gültigkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt. Unwirksame oder fehlende Bestimmungen sind durch solche zu ersetzen, die dem in diesem Vertrag zum Ausdruck kommenden Willen der Parteien am nächsten kommen.
Gerichtsstand ist Berlin. Es gilt deutsches Recht.
Anlagen zur AVV
AVV-Anlage 1 – Beschreibung der Verarbeitung
AVV-Anlage 2 – Technische und Organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DS-GVO
AVV-Anlage 3 – Liste der Unterauftragsverarbeiter
AVV-Anlage 1 – Beschreibung der Verarbeitung
Kategorien betroffener Personen: Mitarbeiter des Verantwortlichen
Sämtliche Personenkategorien der durch die Nutzer der Plattform zur Verarbeitung übermittelten Daten.
Kategorien Personenbezogener Daten: Personendaten in den Akten:
Abhängig von der Eingabe der jeweiligen Nutzer.
Verarbeitete sensible Daten: Keine
Zweck der Verarbeitung: Gegenstand und Zweck des Auftrags bestimmen sich vollumfänglich nach den im jeweiligen Vertragsverhältnis zwischen den Parteien gemachten Angaben
Dauer der Verarbeitung: Entsprechend Dauer und Inhalt der Nutzung der SaaS Plattform.
AVV-Anlage 2 - Technische und Organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DS-GVO
Um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten, implementiert der Auftragsverarbeiter die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen. Rulemapping Solutions setzt dabei die Prinzipien von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen gemäß Art. 25 DSGVO entspr. den Voraussetzungen aus Art. 5 DSGVO wie folgt um:
Privacy by Design: Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen bereits in der Planungs- und Entwicklungsphase von IT-Systemen und Prozessen. Es wird bereits im Rahmen der Strukturierung von einzelnen Lösungen darauf geachtet, nur diejenigen Daten zu sammeln, die für den jeweiligen Verarbeitungszweck notwendig sind (Datenminimierung). Des Weiteren beinhaltet die Software keine Analysetools wie Google Analytics, sondern ausschließlich eigene Lösungen.
Privacy by Default: Voreinstellung von IT-Systemen und Anwendungen auf das höchstmögliche Datenschutzniveau & Bereitstellung klarer und benutzerfreundlicher Optionen für die Konfiguration von Datenschutzeinstellungen durch die Nutzer. Insofern ist das Baukastensystem der Software zu beachten, wodurch individuelle Voreinstellungen zur Speicherung personenbezogener Daten getroffen werden können.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Der Auftragsverarbeiter hat ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach ISO/IEC 27001 implementiert und ist entsprechend zertifiziert. Die Zertifizierung wird regelmäßig durch unabhängige Stellen geprüft und überwacht. Damit wird ein angemessenes Schutzniveau nach Art. 32 DSGVO gewährleistet.
Die im Rahmen des ISMS eingeführten Maßnahmen decken insbesondere folgende Kategorien gemäß Art. 32 DSGVO ab:
Zutrittskontrolle: Physische Schutzmaßnahmen zur Verhinderung unbefugten Zutritts zu IT-Systemen und Räumlichkeiten.
Zugangskontrolle: Benutzer- und Berechtigungskonzepte, Authentifizierungsverfahren.
Zugriffskontrolle: Differenzierte Rechteverwaltung, Protokollierung von Zugriffen.
Weitergabekontrolle: Verschlüsselung, abgesicherte Kommunikationswege, kontrollierte Datenträgernutzung.
Eingabekontrolle: Protokollierung und Nachvollziehbarkeit von Eingaben, Änderungen und Löschungen.
Auftragskontrolle: Dokumentierte Weisungen, klare Verantwortlichkeiten, Überprüfbarkeit von Auftragsverarbeitungen.
Verfügbarkeitskontrolle: Backup- und Recovery-Verfahren, Notfall- und Business-Continuity-Konzepte.
Integrität & Belastbarkeit: Schutz vor unbefugter Veränderung, Monitoring und Incident-Management.
Eine detaillierte Übersicht der implementierten Maßnahmen ergibt sich aus dem ISMS des Auftragsverarbeiters. Das aktuelle ISO/IEC 27001-Zertifikat sowie das zugehörige Statement of Applicability (SoA) können dem Verantwortlichen auf Anforderung zur Verfügung gestellt werden.
Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz: Regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeiter zu den Datenschutzanforderungen der DSGVO, insbesondere zu den internen Richtlinien zur sicheren Datenverarbeitung und zum Umgang mit Datenschutzverletzungen.
Meldeprozess für Datenschutzverletzungen: Implementierung eines klaren Meldeprozesses, der es Mitarbeitern ermöglicht, mögliche Datenschutzverletzungen unverzüglich zu melden. Der Prozess umfasst einen mehrstufigen Aufbau, wo zunächst Meldung an eine intern delegierte Person und im nächsten Schritt Meldung an den externen Datenschutzbeauftragten stattfindet.
Datenverarbeitung: Bei der Nutzung der Software werden personenbezogene Daten soweit möglich in der EU oder im EWR verarbeitet, um die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards zu gewährleisten. Für den Fall, dass Daten außerhalb der EU oder des EWR verarbeitet werden, wird der Auftragsverarbeiter geeignete Garantien für die Übermittlung im Sinne von Art. 46 DSGVO vorsehen, beispielsweise Standardvertragsklauseln verwenden oder bei Datenübermittlungen in die USA gegebenenfalls Anbieter wählen, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Das Hosting findet grundsätzlich bei StackIT (Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG) mit Serverstandort in Deutschland statt.
Der Auftragsverarbeiter wird Systeme, die zur Bereitstellung der Leistung genutzt werden, möglichst datenschutzfreundlich konfigurieren, sodass z. B. personenbezogene Daten möglichst innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden.
Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO (Datenübermittlung in Drittländer): Bei der Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer werden die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO streng eingehalten. Es werden geeignete Garantien, wie Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse, verwendet, um den Schutz der Daten sicherzustellen.
Datenschutzkonzept: Entwicklung und Umsetzung eines umfassenden Datenschutzkonzepts, das die Einhaltung der DSGVO sicherstellt. Das Konzept beinhaltet Maßnahmen zur Datensicherheit, Verantwortlichkeiten im Unternehmen und einen kontinuierlichen Prozess zur Überprüfung und Aktualisierung der Datenschutzmaßnahmen.
AVV-Anlage 3 – Liste der Unterauftragsverarbeiter
1. StackIT Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG
Stiftsbergstraße 1
74172 Neckarsulm
Hosting- und Cloud-Service-Provider
2. Render Services, Inc.
525 Brannan St
San Francisco, CA 94131
USA
Cloud-Service-Provider
3. Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521, Ireland
Nur bei Verwendung von LLM-Funktionen des Auftragsverarbeiters:
Nutzung gängiger AI-Modelle (i.d.R. LLM) über das AZURE AI Studio
